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预算≠省钱

时间:2018-10-10 编辑:华财会计
  公司在下半年开展了全面的预算管理活动,公司各个部门每月的费用开支都必须纳入统一的计划和管理。预算活动得到了公司全体员工的支持,也取得了一定成效。但是,最近我在和有些员工交流的时候发现,大家似乎仍然认为预算管理就是为了省钱,谈到预算大家首先想到的就是降成本,这说明很多员工对预算的认识还停留在“一知半解”的层面。这可能与预算管理的主要负责部门是成本部有关系,容易让人联想到预算与降本之间的关系。可是事实上,预算的功能绝不仅在于降本省钱方面,而更多地在于提高公司及各部门的预测、计划、协同能力等方面。

  预算的首要功能是计划。一个部门主管如果预算做得好,说明他的计划性和预测能力强,相应的他对事务的控制能力就强,而不太会遇到事件“眉毛胡子一把抓”。记得刚开始推行预算制度的时候,我们很多主管都说做不来,对于一个月内发生的事情无法预测。但是经过近半年的实践下来,现在我们的大多数主管的预算都已经做得很好了,将每月95%以上的费用都能提前预知到并做到计划中。这就说明,只要认真和努力,就没有做不成的事情,也没有掌握不了的能力。以后,我们还要做一个季度、半年,甚至一年的预算,也要求达到相当的准确性。我相信我们的主管一定是有这个能力的。

  预算的其次功能是部门协调。一个部门的预算能否按计划完成,在一定程度上取决于这个部门与其他部门的协调能力。比如研发预计本月要购买一台测试仪器,那就首先要请采购部询价、成本部核价,还要请采购部将采购该台仪器做到本月的采购部门的计划中去,最后还要知道财务部资金是否能足够支撑,财务部大约能在什么时候付款等。可见,要完成一笔采购预算,除了本部门之外,至少还要经过采购部、成本部、财务部等其他相关部门才能顺利完成,如果部门主管对流程不熟悉或协调不好的话,预算完成就可能出现问题。再比如,如果研发部门本月采购的这台仪器设备,经过采购部与供应商洽谈后,可以延期两个月付款,那么这时采购部就要知会研发部及时申请调整本月预算,否则研发部的预算完成率就会有问题。等两个月过后要实际付款时,研发部还要和采购部沟通,这笔支出挂在哪个部门的当月预算中更合适,既不能遗忘了这笔支出,也不能重复预算。这些都需要部门之间有较好的协调配合。

  预算的第三个功能才是控制成本。但是要注意,这里仅仅是“控制”成本,并不是“降低”成本。有效的预算管理只能将支出合理地预估到,并在实际过程中控制支出不超过合理的预估范围,但是并不能降低支出。有的时候,做预算比不做预算甚至支出得还要多,因为经过合理预估后经常会发现需要增加支出。增加支出不可怕,只要增加的支出是合理的,是能未来产生更大效益的,并且能事前纳入资金计划的,就应当允许增加。我们要控制的是那种不经过事前合理预估、临时拍脑袋决定的支出,这样的支出不仅其合理性和效益性值得怀疑,还给公司的资金计划带来极大的不确定性,威胁到公司的资金安全,我们在以后的工作中要逐渐杜绝。

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